Erster Workshop in Moers

28. Oktober 2020

Der Workshop fand am 1. Oktober 2020 von 10:00 – 17:00 Uhr im Ratssaal der Stadt Moers statt.

Am 1. Oktober 2020 fand der erste Arbeitsworkshop des Regionallabors Niederrhein statt, bei dem sich die Teilnehmenden kennenlernen und austauschen sowie gemeinsame Ziele besprechen konnten. Die Projektregion ist mit den mitwirkenden Städten Moers, Geldern und Kleve festgelegt, außerdem sind die Hochschule Rhein-Waal, das Forschungskolleg Onlinebeteiligung der HHU, der OKNRW e.V. und der Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. beteiligt. Hier ist eine Zusammenfassung des Workshops. Eine etwas längere und barrierearme Version findet sich hier.

Teilnehmende

Am ersten Workshop haben sich 12 Teilnehmende in Person und zwei per Videokonferenz beteiligt. Alle bisher eingebundenen Partner-Institutionen waren vertreten.

Aufgrund der Corona-Einschränkungen wurde darauf verzichtet, den ersten Workshop einem breiteren Publikum wie beispielsweise der Bürgerschaft oder Vertretern der Wirtschaft zu öffnen. Die Öffnung gegenüber weiteren Stakeholdern erfolgt sukzessive im späteren Projektverlauf.

Ein Fragebogen wurde im Vorfeld von den Teilnehmenden ausgefüllt. Es war einerseits hilfreich bei der Vorbereitung des Workshops, zum Kennenlernen der Teilnehmenden und als Anregung zum Nachdenken über die eigene Rolle beim Projekt, Erwartungen und Motivationen. Vorlieben und Einschränkungen für die Kollaborationswerkzeuge wurden ebenfalls abgefragt.

Verlauf

Beigeordneter der Stadt Moers Claus Arndt eröffnete um 10:00 den Workshoptag mit einem Grußwort. In der kurzen Vorstellungsrrunde hatten die Teilnehmenden eine Möglichkeit, sich kennenzulernen, denn das war die erste Begegnung in dieser Konstellation.

Der gesamte Tag wurde von Marie Jacobi in Grafiken und Stichpunkten auf einer Posterwand dokumentiert (Graphic Recording).

Zu Beginn gab Stephan Bernoth in einem kurzen Vortrag einige Infos an die Teilnehmenden weiter. Der ursprünglich geplante Projektverlauf kam zur Sprache sowie die Ausstattung des Projekts mit finanziellen Mitteln und die Einteilung der Mittel auf die verschiedenen Posten und die Kalenderjahre. Es wurde unter anderem deutlich, dass bedingt durch die Pandemie-Situation nicht der ursprünglich in 2019 geplante Projektverlauf eingehalten werden kann, aber dass das Regionallabor Niederrhein im Vergleich zu den anderen Regionallaboren zeitlich nah am Plan arbeitet. Es wurde erläutert, wofür ein Teil der Mittel bereits fest eingeplant ist, etwa die Projektassistenz, und welcher Teil der Mittel noch verfügbar ist.
Nach dem kurzen Umriss der formalen Projektziele stand fest, dass dieser Workshop dem ersten Austausch und der Ausformulierung bzw. der Präzisierung der Projektziele dienen soll.
Das im Juli 2020 stattgefundene Kick-Off-Gespräch wurde insbesondere für diejenigen, die nicht daran teilgenommen haben, kurz zusammengefasst. Die beim Gespräch als wichtig erkannten Schwerpunkte wurden erwähnt, in etwa die Nutzerzentrierung, die Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft, der Erfahrungsaustausch und die Förderung der Bereitstellung und der Nutzung von Offenen Daten.

Zum Workshop

Aus einer Vielzahl der bei der Vorbereitung formulierten Fragen wurden 12 wichtigsten selektiert und in mehreren Runden gemeinsam bearbeitet.

Die Gruppe wurde bereits bei der Vorbereitung des Workshops strategisch zweigeteilt. Damit konnte gleichzeitig an zwei Orten über die gleichen Dinge diskutiert werden, was eine größere Bandbreite von Ansichten, Meinungen, Strategien erlaubte. Die beiden Gruppen befanden sich allerdings im Ratssaal, nur etwas auseinander. Dies hatte den Vorteil, dass die Graphic-Recorderin problemlos abwechselnd bei den Gruppen lauschen und viele Aspekte aus den entstandenen Gesprächen visuell festhalten konnte.

Aufgrund der pandemiebedingten Einschränkungen und wegen des hybriden Charakters der Veranstaltung (online / offline) erfolgte die Zusammenarbeit mit Hilfe der MURAL-Webapplikation, welches durch den Moderator zuvor vorbereitet und strukturiert wurde.

Nach der „1, 2, Alle“-Methode war die Bearbeitung der jeweiligen Frage in drei Phasen aufgeteilt:
Phase 1: Teilnehmer platzieren ihre Antworten in Notizen auf dem Board.
Phase 2: Kurze Besprechung in zweier-Gruppen.
Phase 3: Austausch in der größeren Gruppe.
Anschließend wurden „Sterne“ vergeben für Notizen, die als besonders wichtig / zutreffend bewertet wurden.

Bei der Bearbeitung der zwölf Fragen wurde unter anderem der hohe Abstraktionsgrad deutlich. Bei den Diskussionen wurden zum Teil unterschiedliche Sichtweisen der Stakeholder deutlich, was für das Projektvorhaben sowohl eine Herausforderung als auch ein Erfolgsfaktor sein könnte.

Fragen aus der Vorbereitung des Workshops:

  • Was ist das Ziel / Was sind die Ziele des Projektvorhabens?
  • Was ist der konkrete Projektnutzen? (Was wird nachher besser sein)
  • Warum wollen wir das erreichen?
  • Wie kommen wir dahin?
  • Wie können wir Erfolg messen? (Bestandteil der wiss. Evaluation)
  • Welche Wege müssen beschritten werden? (Vorgehen im Projekt)
  • Wie leisten wir es?
  • Was sind die Besonderheiten der Region/Ort?
  • Wie ist die Übertragbarkeit zu gewährleisten?
  • Wie wird Zivilgesellschaft inkludiert?
  • Was sind die Meilensteine?
  • Gibt es Bedenken?
  • Was sind Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche der Stakeholder?
  • Was wird von den einzelnen Akteuren erwartet?
  • Welche Ressourcen stehen bereit?
  • Welche Skills verbinden sich mit welchen Aufgaben?
  • Wer ist in welcher Funktion/Rolle im Projektteam?
  • Worin bestehen die Aufgaben und Verantwortungen?
  • Wie arbeiten wir zusammen? (Z.B. Frequenz, Transparenz, Präsenz, Online etc.)
  • Welche Kollaborationswerkzeuge benötigen wir?
  • Was ist intern – was öffentlich?
  • Was braucht feste Regeln, was liegt in der Eigenverantwortung?
  • Wie erfolgt die Dokumentation / Kommunikation?
  • Was sind die nächsten Schritte nach dem Workshop?

Fragen und Antworten

Runde 1

Was müssen wir tun, um das Ziel zu erreichen?

MURAL Runde 1 (PDF, Nicht barrierefrei)

Die Bearbeitung dieser Frage direkt am Anfang des Workshops erwies sich als etwas schwierig. Der verlangsamte inhaltliche Einstieg war der Tatsache geschuldet, dass die Ziele des Projekts zu diesem Zeitpunkt noch wenig definiert waren. Dennoch fanden die beiden Gruppen nach einem kurzen klärenden Austausch zusammen.

Die Erhebung von Interessen und Kompetenzen sowie der Erwartungen der Anspruchsgruppen, Erkennen und Einbinden der Potentiale, Zusammenführung von bestehendem Wissen scheinen insbesondere in der Anfangsphase des Projekts wichtige Anhaltspunkte zu sein. Auch bei der Frage der nächsten Schritte taucht die Idee / die Empfehlung auf, Erwartungen systematisch und nach wissenschaftlichen Methoden zu erfassen.
Die Frage des Nutzens, sowohl für die Kommunen als auch für die Bürger und Wirtschaftsakteure wurde ebenfalls als wichtig erachtet. Es wurde zwischen der internen Sicht (verwaltungsintern) und externer Sicht (Zivilgesellschaft, Wirtschaft, breiteres Bürgertum) unterschieden.
Konkreter, „anfassbarer“ Nutzen für Bürger*innen, in Form von Prototypen, aber auch Stärkung der Kompetenz in Bezug auf Daten (sog. Data Literacy) wurden als Faktoren erkannt, die zum Ziel des Projekts führen können.

1. Was sind die Besonderheiten der Region?

Bei der Frage der Besonderheiten der Region war die Präsenz der Vertreter der Kommunen hilfreich. Viele der Teilnehmenden sind auch in der Region verwurzelt und kennen diese gut.
So wurde z.B. einerseits Grenznähe als ein Faktor erkannt und das Potential, von den Erfolgen der Nachbarn zu lernen bzw. zu kollaborieren. Auch die vorhandene Expertise und Erfahrung im Bereich Open Data, sowohl z.B. bei der Stadt Moers als auch in der aktiven Zivilgesellschaft, wurde als eine Chance gesehen.

Andererseits wurden auch Schwächen genannt, die es zu beachten gilt, sei es die lückenhafte Abdeckung mit mobilem Internet, der demographische Wandel, die unzureichende Verfügbarkeit von Ressourcen, die Landflucht oder die massiven Strukturveränderungen der ehemaligen Kohle- und Stahlregion.

Nähe zu Ballungszentren, Vorhandensein alter und neuer Industrien, Vorhandensein einer Universität oder der Charakter als „Wohn- und Pendelstadt“ wurden genannt sowie die Tatsache, dass die meisten Kommunen der Region einen gemeinsamen kommunalen Dienstleister teilen. In diesen Faktoren können unentdeckte / noch undefinierte Potentiale liegen.

2. Mit welchem ersten Schritt haben wir den größten Erfolg, um die Herausforderung zu meistern?

Bei der Frage der ersten konkreteren Schritte im Projekt wurde mehrfach die Befragung der Anspruchsgruppen genannt als ein geeignetes Mittel, um Erwartungen einzuschätzen und eine Bestandsaufnahme zu machen, z.B. was im Bereich Open Government / Open Data bereits geleistet wurde, welche Ressourcen verfügbar sind, wie stark die Kompetenz am jeweiligen Befragungspunkt ausgeprägt ist. Dies wird auch bei der Frage der Messbarkeit wieder relevant. Erhebung der Wünsche und Erwartungen der Projektteilnehmenden wurden wieder genannt sowie die Einbindung der Zivilgesellschaft bzw. der Bürgerschaft mit der Frage nach dem gewünschten / benötigten Nutzen.

Aus der Erkenntnis heraus, dass die Stakeholder des Projekts teilweise unterschiedliche Blickwinkel auf die Projektziele haben, kam die Frage nach der Notwendigkeit eines Abgleichs zur Schaffung einer gemeinsamen Basis an Definitionen, um Missverständnisse zu vermeiden. Neben der Beantwortung der Frage auf einer relativ abstrakten Ebene wurden auch konkrete, umsetzbare Vorschläge gemacht wie ein Ideen-Backlog, und der Wunsch nach „Feldforschung“, ganz im Sinne des Laborgedankens.

3. Wie können wir Erfolg messen?

Bei dieser Frage kristallisiert sich heraus, dass eine Umfrage / Erhebung mindestens am Anfang, während und am Ende des Projekts für geeignet gehalten wird, den Erfolg des Projekts zu messen. Hier wird vorgeschlagen, mit einer internen Umfrage (verwaltungsintern) anzufangen, bevor man den Kreis der Befragten / Beteiligten erweitert. Hierdurch kann festgehalten werden, was die Akteursgruppen vom Thema halten und was sich durch die Maßnahmen geändert hat.

Der Grad der Befriedigung definierter Bedürfnisse differenzierter Stakeholder könnte ebenfalls bei Umsetzung einzelner gezielter Maßnahmen / Lösungen abgefragt werden. Qualität und Quantität von Datensätzen wird mehrfach als ein ausdruckstarkes Kriterium genannt. Hierbei kam auch zur Sprache, dass z.B. Qualität meistens aber nicht universell wichtig ist, sondern auch andere Faktoren z.B. Aktualität, für einzelne Anwendungen / Zielgruppen im Vordergrund stehen könnten. Der Grad der Nutzung von Offenen Daten und Open Government Angeboten in Form von Downloadstatistik / Anzahl bekannter Projekte auf Basis von Offenen Daten kann zu verschiedenen Zeitpunkten erfasst und ausgewertet werden. Auch Abrufzahlen von Berichten und Konzepten können qualitativ aufschlussreich sein, allerdings seien „Qualitative Faktoren schwierig“, da sie möglicherweise ein breites Spektrum von Interpretationen erlauben.

Ein weiteres Erfolgskriterium seien etablierte / gut angenommene Orte und Werkzeuge zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit.

4. Wie ist die Übertragbarkeit des Vorhabens zu gewährleisten?

Der Herausforderung der Übertragbarkeit der Erkenntnisse und einzelner Projektvorhaben soll mit einem frühzeitigen Austausch mit anderen Laboren, mithilfe von Tests der Vorhaben und flexibler, agiler Entwicklung entgegengetreten werden. Diesem Punkt wurde eine hohe Bedeutung beigemessen.

Die Rolle der engagierten Zivilgesellschaft als Bindeglied zwischen Verwaltung und Bürgerschaft wird hier auch genannt, aber auch die Einrichtung von langfristig nützlicher Infrastruktur. Einhaltung von Standards und Entwicklung offener Quellcodes, offene Dokumentation seien ebenfalls Faktoren.

Mehrfach und mit hoher Allgemeinzustimmung wird hier der gesunde Pragmatismus genannt, der Mut auch zu kleineren aber spürbaren Erfolgen. Die Bedeutung der Tests wird auch deutlich. Konkrete Handlungsleitfäden sollen es Nachahmern leichter machen, erfolgreiche Lösungen nachzubauen.

5. Wie wird Zivilgesellschaft inkludiert?

Die ersten beiden Antworten wurden deutlich stärker als andere unterstützt. Einerseits wird dadurch auf die Bedeutung von Niederschwelligkeit der Maßnahmen / Lösungen hingewiesen, die für die Erfolgreiche Inklusion notwendig sind. Die Abfrage von Bedürfnissen, das gestärkte Verständnis für das Thema werden neben der sicherzustellenden Nutzbarkeit betont.

Einrichtung / Finden von geeigneten physischen Orten, an den die Zivilgesellschaft regelmäßig und langfristig im Sinne von Open Government agieren und sich einbringen kann, wurde unterstrichen. Solche Orte können ihre Wirkung auch bei der Förderung der Kompetenz unter den Bürger*innen (Digital / Data Literacy) entfalten und vielfältige Nutzergruppen erschließen, die über rein digitale Angebote nicht erreicht werden können.

Transparenz und Offenheit der Kommunikation wurde hier als zielführend genannt, dies entspricht natürlich auch den üblichen Erwartungen gegenüber einem Projekt, das „Open Government“ im Namen trägt.

Um eine erfolgreiche Einbindung der Zivilgesellschaft zu ermöglichen, sollte unbedingt auf die verschiedenen Aktivitätszeiten geachtet werden. In der Kommunalverwaltung und der Wirtschaft beispielsweise wird größtenteils in den üblichen Bürozeiten gearbeitet, Vertreter der engagierten Bürgerschaft können sich allerdings erst nach Feierabend den ehrenamtlichen Tätigkeiten widmen. Diese Diskrepanz fällt besonders beim sogenannten „digitalen Ehrenamt“ ins Gewicht. Im Vergleich zu den etablierteren Arten des sozialen Engagements fehlen hier außerdem noch oft Strukturen und passende Ressourcen.

Gezielter Kontaktaufbau zu Vereinen etc., gegebenenfalls mit einer (Video) Konferenz oder in anderen Formaten, wurde erwähnt.

Als ein spannender Ansatz zwecks Einbindung der Bürgerschaft wurde Gamification genannt, aber auch wieder die Förderung der Digitalkompetenz, etwa an Schulen.

Runde 2

In der zweiten Runde wurden Wünsche, Erwartungen, Bedenken und Hoffnungen der Anwesenden aufgenommen.

MURAL Runde 2 (PDF, Nicht barrierefrei)

1. Erwartungen

Die notierten Erwartungen decken sich mit dem, was teilweise bereits in den vorbereitenden Fragebögen zu lesen war. Konkrete, fassbare Ergebnisse sind den Teilnehmenden wichtig, auch wenn der Spielraum des Labors viel Freiheit bei der Ausgestaltung der Ideen bietet. Darüber hinaus werden Transparenz und Offenheit erwartet,

2. Bedenken

Auch wenn die Stimmung eher optimistisch war, wurden auch einige Bedenken geäußert. Dabei gab es eine starke Übereinstimmung unter den Beteiligten. Da einige Teilnehmenden bereits viel Erfahrung in Projekten im Open Government Bereich sammeln konnten, beruht die gemeinsame Sorge, bei Konzepten zu bleiben und wenig „fassbare“ Ergebnisse vorzuweisen vermutlich auf der Beobachtung, dass in Deutschland in den Bereichen Digitalisierung und Open Government tendenziell kein Mangel an Erkenntnissen herrscht, sondern dass viel eher ein Umsetzungsproblem besteht.

Dass die Zivilgesellschaft nicht genügend involviert wird, die Ressourcen zur Umsetzung zu knapp sind oder dass nicht alle Projektbeteiligten sich einbringen können, sind ebenfalls Bedenken, die teilweise mehrfach geäußert wurden.

Alle Bedenken der Teilnehmenden werden ernstgenommen.

3. Hoffnungen und 4. Wünsche

Bei den Wünschen und Hoffnungen ist logischerweise das Gegenteil der Bedenken abgebildet. Nachhaltigkeit, Pragmatismus, Commitment, Experimentierfreude und Offenheit werden hier explizit genannt. Der Wunsch, ergebnisoffen zu arbeiten, steht dabei entgegen dem Wunsch, konkrete Ergebnisse zu erzielen. Es sind allerdings genug Wünsche ausformuliert, dass sich darauf bewusst fokussiert werden kann.

Runde 3

In der dritten Runde ging es um die Projektzusammenarbeit, die Kompetenzen der einzelnen Akteure sowie Dinge, die sinnvollerweise vorab abgesprochen und geregelt werden sollten.

MURAL Runde 3 (PDF, Nicht barrierefrei)

1.Welches Know-How wird von dir erwartet?

Die Fragestellung zielt darauf ab, herauszufinden, welche sinnvollen und produktiven Rollen im Projekt die Teilnehmenden für sich erkennen. Die planmäßig vielseitige Zusammensetzung der seit Beginn involvierten Akteure wird durch die Notizen bestätigt. Es sollte ein besonderes Augenmerk daraufgelegt werden, die hier vorhandenen Potentiale möglichst auszuschöpfen.

2. Welche Fähigkeiten stellst du bereit?

Hier trugen die Teilnehmenden zusammen, mit welchen Kompetenzen sie sich beim Projekt einbringen können. Es ist erfreulich, dass hier eine gewisse Bandbreite verschiedener Schwerpunkte sichtbar wird, mit Kompetenzen, die sich gegenseitig ergänzen.

Da weitere Stakeholder im späteren Projektverlauf dazustoßen sollen, wird diese Palette vermutlich noch erweitert.

3. Welche Informationen sollten intern bleiben?

“Open per Default” als Open Government Grundsatz soll generell für das Vorgehen beim Projekt eingehalten werden. Ausnahmen davon sollen z.B. vorläufige (oder “not commited”) Informationen sein, interne Absprachen, der Ausmaß des jeweils von den Beteiligten betriebenen Aufwandes. Auf den Schutz personenbezogener Daten wird geachtet.

4. Was wird bewusst nicht geregelt und liegt in der Eigenverantwortung?

Der zu betreibende Aufwand und die Methoden für die Erledigung definierter Aufgaben, Teamfindung und Einbringung eigener Ideen soll im eigenen Ermessen der beteiligten Akteure liegen.

5. Wer stellt die Agenda der kommenden Meetings auf?

Zur Frage der Projektleitung und Organisation erklärte Stephan Bernoth, dass nur die formelle Leitung bei der Stadt Moers liegt, inhaltlich aber durchaus auch andere Stakeholder die organisatorische Führung zeitweise oder dauerhaft übernehmen können. Einladung und Vorbereitung von Meetings ist in erster Linie Aufgabe der Projektassistenz. Offenheit und Kollaboration stehen aber stets im Vordergrund, sodass sich alle immer einbringen können.

Feedback / Ausblick

Im letzten Teil der Veranstaltung gab es Zeit für Feedback. Die Teilnehmenden haben sich zu den Methoden, den bearbeiteten Fragen und den nächsten Schritten geäußert. Insgesamt war das Feedback positiv, aber es wurde auch gemeinsam festgestellt, dass es wenig Zeit für freie Gespräche in der großen Runde gab, die manche der Fragen schneller geklärt hätten. Für die zukünftige Zusammenarbeit wird dies berücksichtigt.

Zu den Fragen der Zusammenarbeit herrschte Einigkeit, dass die Anwesenden bei den Kollaborationswerkzeugen ziemlich flexibel sind. Mit Rücksicht auf die in der Umfrage geäußerten Wünsche sollen die Werkzeuge von der Projektleitung und der Assistenz zeitnah ausgewählt und eingerichtet werden.

Die Frage bezüglich der nächsten Schritte zog eine Diskussion nach sich. Es wurde vor allem seitens der wissenschaftlich orientierten Teilnehmenden gewünscht, dass zunächst sich die Vertreter der Kommunen untereinander kurzschließen, um konkretere Vorschläge für das weitere Vorgehen machen zu können. Basierend auf diesem Austausch sollen Fragestellungen für eine wissenschaftlich durchdachte verwaltungsinterne Bestandsaufnahme entwickelt werden. So eine Bestandsaufnahme ist ausschlaggebend, um die Messbarkeit zu gewährleisten. Daraufhin können auch in der breiteren Bürgerschaft / Zivilgesellschaft Umfragen durchgeführt werden.

Es wurde gemeinsam vereinbart, dass noch in diesem Jahr eine Präsenzveranstaltung oder zumindest intensiver Austausch online stattfindet. Die Erfassung weiterer Ideen für das Projekt, die Planung konkreter Schritte, ggf. Aufteilung für Zusammenarbeit in kleineren Teams und alles andere kann zeitversetzt über die Kollaborationswerkzeuge organisiert werden.

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